COMPORTAMIENTO DE LA SECRETARIA. REGLAS DE ETIQUETA Y VESTUARIO.

La secretarias son, en la mayor parte de las ocasiones, las primeras personas que reciben a los clientes o invitados, y por lo tanto dan la primera imagen o impresión de lo que puede ser la empresa.
Según el conocido autor, Manuel Antonio Carreño, una secretaria debe ser:

1. Eficiente, discreta y respetuosa.
2. Debe vestir bien y, en la medida de lo posible, ser agradable, y porque no, lucir atractiva. Debe evitar vestuarios demasiado llamativos o extravagantes.
3. Debe llevar un maquillaje y peinado adecuados.
4. Debe tener relaciones cordiales pero impersonales con su jefe.
5. Debe congeniar con sus compañeros de trabajo, pero sin llegar a tener relaciones demasiado personales que puedan dar lugar a tener malas interpretaciones.
6. Las comidas con el jefe y compañeros de oficina deberán ser de trabajo, dejando para otras ocasiones las invitaciones con otra finalidad que no sea la de trabajo.
7. Debe ser discreta y prudente, y no revelar conversaciones u otro tipo de información que pueda escuchar en las distintas reuniones o conversaciones en las que esté presente.

CÓMO LLEGAR A SER UNA EFICIENTE SECRETARIA

Las capacidades que debe tener una secretaria y qué conocimientos debería manejar. Es teoría lo sabemos, pero te invito a contrastarla con tú día a día. ¿El resultado?, sólo tú lo conseguirás. Adelante.

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  ·Una secretaria debe tener facilidad tomar apuntes de cualquier tipo de comunicación ya sea oral o escrita, por teléfono o e –mail.
  ·Saber cuáles son los artículos de oficina indispensables.
  ·Debe redactar con estilo cartas, actas de reuniones, entre otros documentos con estética y pulcritud.
  ·Tener conocimientos de otro idioma y rapidez mecanográfica. Cuidar la ortografía, muy importante.
  ·Adaptarse con creatividad a los métodos de trabajo existentes. Valorar lo que está. El aporte viene después.
  ·Responder con prontitud la correspondencia. Evitar que se acumule tanto el correo físico como virtual.
  ·Tener destreza para atender a todos los clientes, y darles una solución oportuna, o derivarlos a la persona que corresponda.
  ·Manejar y coordinar la agenda personal del gerente / jefe y recordando sus llamadas, viajes, reuniones, visitas al médico, etcétera.
  ·Desligar al jefe de preocupaciones sin trascendencia, de temas más bien accesorios.
  ·Utilizar un criterio de prioridad e importancia en cada tarea encomendada.
  ·Ser productiva y aprovechar al máximo el tiempo.
  ·Lograr la confianza del jefe, saber incrementarla y preservarla.
  ·Demostrar una personalidad emprendedora, proactiva que se anticipa a la resolución de conflictos, pero también saber reconocer las flaquezas.
  ·Mantener buenas relaciones interpersonales. Intentar ser positiva.
  ·Ser responsable en la planificación y organización de su trabajo. El orden en su escritorio contribuye, y mucho.
  ·Mantener la discrecionalidad. No revelar información confidencial. Este es el deber ser probablemente más importante.
  ·Manejar de la mejor manera posible el estrés.
  ·Tener la capacidad de evadir personas o llamadas insistentes.
  ·Resolver con rapidez situaciones de conflicto.
  ·Lograr estrechar vínculos entre el gerente, y director general o entre éste y el resto de los directores.
  ·Atender a todos los servicios y clientes internos y externos de la empresa en una forma adecuada.
  ·Mantener la claridad de las reuniones y entrevistas programadas, y de la mayor información que circule por el departamento. Almacenar, clasificar, datos y eliminar lo que está obsoleto.
  ·Cuidar de la imagen personal.

EXCUSAS QUE LAS SECRETARIAS DEBEMOS EVITAR

- No creí que fuera tan importante
-Siempre lo hemos hecho asi
-No sabía que urgía
-Tengo tanto trabajo que no he podido archivar
-Eso no me corresponde a mi
-Fijese que...
-Nadie me dijo que lo hiciera
-Se me olvidó
-Estoy esperando que me lo autoricen
-¿Cómo iba a saber que esto era diferente?
-Lo entregué pero no me acuerdo a quien
-Espera a que llegue y se lo preguntas
-Te lo había dicho (te lo dije)
-Primera vez que lo oigo
-Pá mañana te lo tengo
-Ese es tu (su) trabajo, no el mio
-No lo he recibido aún
-Mi trabajo no es ése